Slik får du orden på administrasjonen din til fjerde kvartal

4. kvartal er kvartalet der mye skjer på én gang. Høysesong for mange bransjer, slutten av året nærmer seg og en administrasjon som vokser i takt med salget. Det meste kan imidlertid håndteres på forhånd. Her er seks tips til ting du kan gjøre for å gjøre desember mye roligere.

Samle kvitteringer på ett sted

Kvitteringer i lommeboken, i e-posten og i en app samtidig gir alltid en travel ettermiddag i januar. Bestem deg for en betalingsmåte og hold deg til den. Ta et bilde umiddelbart etter kjøpet, la appen sende det til regnskapsavdelingen, og ikke kast originalen før du vet at bildet er leselig. Det tar maksimalt noen få minutter per kvittering om gangen, men det kan ta flere timer hvis du gjør det etterpå.

Avstemme kundefordringer i tide

En faktura som er tretti dager gammel kan vanligvis løses med en e-post. En som er nitti dager gammel krever en telefonsamtale, en purring og noen ganger en inkassosak. Gå gjennom listen over ubetalte fakturaer nå, siden de fleste fortsatt er i den første kategorien. Hvis du ikke har en purringrutine, er høsten et godt tidspunkt å sette opp en, med automatisk utsendelse noen dager etter forfallsdato.

Bestill administrasjonen i kalenderen

Administrasjon som burde gjøres når det er tid, vil bli gjort i desember. Legg heller til en fast time i uken, helst på samme dag og tidspunkt, og bruk den til fakturering, avstemming og dokumentasjon. Et fast tidspunkt er vanskeligere å utsette enn en intensjon.

Gjennomgå kontraktene som fornyes ved årets slutt.

Mange abonnementer og serviceavtaler er på 12 måneder med automatisk fornyelse og en oppsigelsesfrist på én til tre måneder før årets slutt. Finn frem en liste over hva bedriften din betaler for hver måned og gå gjennom den linje for linje. Noen elementer kan kanselleres, andre kan forhandles, og noen har du kanskje glemt at du betalte for.

Gjennomgå varelageret før høysesongen

Gjenværende varelager binder opp kapital som trengs til andre ting i løpet av årets siste måneder. Se gjennom hva som har solgt dårlig gjennom året og bestem hva du skal gjøre med det før du kjøper inn til november og desember. Det som ikke selger under en kampanje i oktober, selges sjelden i mars.

Planlegg likviditet for månedene når alt er stramt

I fjerde kvartal ligger kjøp, lønninger, moms og noen ganger en foreløpig skatt tett sammen, mens inntekter kommer inn etter salg. Legg opp de neste fire månedene i et enkelt regneark med utbetalinger på én linje og kvitteringer på en annen, så blir det lettere å se om likviditeten er tilstrekkelig.

Hvis det oppstår et gap, finnes det flere måter. Et bedriftslån hos Froda er et annuitetslån, som betyr at hver nedbetaling er den samme. Renten er den eneste kostnaden, og du kan låne fra 5000 SEK. Søknaden gjøres med BankID, kredittinformasjonen tas via Creditsafe i stedet for UC, og du får vanligvis svar innen få minutter, alltid innen 24 timer.