Så får du ordning på administrationen inför Q4

Q4 är kvartalet då mycket landar samtidigt. Högsäsong för många branscher, ett årsskifte som närmar sig och en administration som växer i takt med försäljningen. Det mesta av det går dock att hantera i förväg. Här är sex tips på saker du kan göra för att december ska bli betydligt lugnare.

Samla kvittona på ett ställe

Kvitton som ligger i plånboken, i mejlen och i en app samtidigt blir alltid en jobbig eftermiddag i januari. Bestäm en väg in och håll den. Fotografera direkt vid köpet, låt appen skicka vidare till bokföringen och släng inte originalet förrän du vet att bilden är läsbar. Det tar max några minuter per kvitto i stunden, men kan ta timmar om du gör det i efterhand.

Stäm av kundfordringarna i tid

En faktura som är trettio dagar gammal går oftast att lösa med ett mejl. En som är nittio dagar gammal kräver ett samtal, en påminnelse och ibland ett inkassoärende. Gå igenom listan över obetalda fakturor nu, medan de flesta fortfarande är i den första kategorin. Om du inte har en påminnelserutin är hösten en bra tid att sätta en, med ett automatiskt utskick några dagar efter förfallodagen.

Boka in administrationen i kalendern

Administration som ska göras när det finns tid blir gjord i december. Lägg in en återkommande timme i veckan i stället, gärna samma dag och samma tid, och använd den till fakturering, avstämning och underlag. En fast tid är svårare att skjuta på än en avsikt.

Gå igenom avtalen som förnyas vid årsskiftet

Många abonnemang och tjänsteavtal löper på tolv månader med automatisk förlängning och en uppsägningstid som ligger en till tre månader före årsskiftet. Ta fram listan över vad företaget betalar för varje månad och gå igenom den rad för rad. Vissa poster går att säga upp, andra går att förhandla, och några har du glömt att du betalar för.

Se över lagret innan högsäsongen

Lager som ligger kvar binder kapital som behövs till annat under årets sista månader. Gå igenom vad som sålt dåligt hela året och bestäm vad du gör med det innan inköpen inför november och december. Det som inte säljs på en kampanj i oktober säljs sällan i mars.

Planera likviditeten för de månader då allt ligger tätt

I Q4 ligger inköp, löner, moms och ibland en preliminärskatt tätt intill varandra, medan intäkterna kommer in efter försäljningen. Lägg upp de kommande fyra månaderna i ett enkelt kalkylblad med utbetalningar på en rad och inbetalningar på en annan så blir det lättare att se ifall likviditeten räcker till.

Om det uppstår ett glapp finns det flera vägar. Ett företagslån hos Froda är ett annuitetslån, vilket betyder att varje återbetalning är lika stor. Räntan är enda kostnaden, och du kan låna från 5 000 kr. Ansökan görs med BankID, kreditupplysningen tas via Creditsafe i stället för UC, och du får svar oftast inom minuter, alltid inom 24 timmar.